26 октября 2016 года состоялась встреча ректора Санкт-Петербургского государственного университета Н.М. Кропачева со студентами направлений «Социология» и «Международные отношения». В ходе встречи Николай Михайлович рассказал студентам о каналах обратной связи, существующих в Университете и, прежде всего, о Виртуальной приёмной СПбГУ.
Необходимо отметить, что эта встреча стала уже второй в череде мероприятий общения ректора со студентами. Первая прошла в сентябре этого года с магистрантами Высшей школы журналистики и массовых коммуникаций СПбГУ, и на ней были освещены самые разные вопросы университетской жизни. Формат оказался удачным, поскольку видеозапись встречи позволила узнать ответы ректора на интересующие вопросы не только студентам в студии, но и всей многотысячной семье универсантов благодаря передаче университетского телеканала «МОСТ», опубликованной в сети Интернет. Было принято решение сделать такие встречи тематическими и приглашать на них «целевую» аудиторию. Тему для второго прямого диалога подсказали сами студенты Университета на предыдущей встрече, задав вопрос о возможных каналах обратной связи с руководством университета. Как оказалось, это одна из важнейших тем для студенческого сообщества.
Тема «Виртуальная приёмная как инструмент обратной связи» была предложена ректором для обсуждения студентам-социологам. Выбор аудитории объясняется тем, что понятие «обратная связь» является фундаментальным для таких наук, как кибернетика, социология, психология, теория управления и теория информации. Анализ обратной связи в социальных системах является сложной проблемой. Между тем, в теории коммуникации обратная связь как важнейший элемент коммуникативного процесса играет ключевую роль. Любое качественное воспроизводство коммуникации невозможно без обратной связи. Конечно, в университете имеется огромное количество каналов обратной связи, но одним из введённых в последние годы и эффективно действующих является Виртуальная приёмная СПбГУ.
«Мы убедились в острой необходимости создания подобного инструмента взаимодействия с внешней и внутренней аудиторией во время приемной кампании 2011 года. От абитуриентов поступало огромное количество вопросов, но, к сожалению, они не всегда получали достоверную и исчерпывающую информацию, так как на вопросы отвечали не только сотрудники приёмной комиссии. А на каждый вопрос, касающийся работы Университета должен отвечать компетентный сотрудник, и Виртуальная приемная способна обеспечить такой механизм. В команде всех проректоров работает по несколько сотрудников, которые уполномочены отвечать на вопросы, поступающие в Виртуальную приемную», – отметил Николай Михайлович.
За пять лет работы данный канал обратной связи подтвердил свою состоятельность и эффективность. На сегодняшний день объём архива вопросов и ответов на них составляет 344 страницы, при этом на каждой странице опубликованы ответы на 20 вопросов. Статистика показывает, что данным инструментом чаще пользуются студенты, а не преподаватели. И, с одной стороны, это очень хорошо, так как мы видим, чем живут наши студенты, что их волнует и т.д. Но с другой стороны, для ректора, как работодателя, важна информация и от коллег – преподавателей, чтобы понимать, как работают сотрудники, какие проблемы существуют, какие пути их решения предлагают коллеги.
Главная тема встречи была определена заранее, но ничего не помешало студентам пообщаться с ректором и на другие темы, задать волнующие их вопросы. Николай Михайлович был открыт для общения, и вместо запланированного часового разговора, он оставался в студии более двух часов. Было очевидно, что прекращать разговор не хотели ни ребята, ни сам ректор.
Так как 70 % студентов-первокурсников СПбГУ приезжает учиться к нам в Университет из других регионов России и ряда иностранных государств, многих волнует вопрос общежитий. Известно, что в нашей стране СПбГУ – это один из очень немногих вузов, которые обеспечивают всех иногородних обучающихся общежитием. Однако из-за введения ЕГЭ и, как следствие, большого набора абитуриентов из практически всех регионов огромной страны, не всегда получается поселить всех ребят рядом с учебными корпусами, в которых проходят занятия по конкретным направлениям. Многим ребятам из ПУНКа, где расположены 10 корпусов общежитий, довольно сложно добираться к месту учёбы. Безусловно, транспортная доступность и режим работы маршрутов общественного транспорта – задача, решение которой в полной мере не входит в компетенцию администрации университета, но это не означает, что руководство не ищет путей решения данной проблемы. В первую очередь необходимо было решить задачу с предоставлением достаточного количества мест для поселения всех нуждающихся в общежитии. Потому что при наличии значительного фонда мест в общежитиях в 2008 году (на момент выборов нового ректора), подавляющее большинство комнат находилось в аварийном состоянии. Около 1500 человек проживали в общежитиях СПбГУ незаконно. Поэтому многие вопросы ещё только предстоит решить и на их решение также требуются не только юридические инструменты, но и финансовые ресурсы. Тем не менее, студентам всё-таки надо помнить, что такого количества мест нет ни в одном высшем учебном заведении.
Вторая дискуссия возникла вокруг вопроса кураторства. Так получилось, что в студии оказались в основном ребята-первокурсники. Наверное, это не случайно. В начале пути на новом месте всегда возникает много вопросов и очень важно именно в этот момент подсказать правильное направление в поиске ответов на них. От студентов поступил вопрос: разумно ли сосуществование двух институтов, в чём-то, по мнению студентов, похожих друг на друга – института кураторства и программы менторства, которую запустили в этом году студенческие советы СПбГУ, не ближе ли студентам помощь старших товарищей, а не назначаемых кураторов? Позиция ректора заключалась в том, что данные институты должны друг друга дополнять, а не дублировать деятельность и уж тем боле не соревноваться за студента. Без сомнений, личность куратора играет важную роль, и университет к решению данного вопроса подходит со всей ответственностью. И если сегодня что-то в работе куратора может не устраивать студента, всегда есть возможность в режиме обратной связи высказать своё мнение, что позволит скорректировать работу в лучшую сторону.
Собственно именно об этом и шла речь в эфире. Кураторы и менторы – это первые помощники в решении проблем каждого студента университета. Но также есть не менее эффективный инструмент взаимодействия студента и различных служб университета – Виртуальная приёмная. Куратор не может оставаться единственным каналом для консультаций и решения проблем. Тем более, во многих случаях из года в год студенты задают одни и те же вопросы, и наверняка они имеют уже решение в Виртуальной приёмной. Это эффективное использование времени и студента, и руководства университета. И одна из важных задач куратора – именно на первом курсе научить пользоваться инструментами обратной связи, чтобы в будущем студент мог обходиться без помощи куратора, так как этот институт существует пока только на первом курсе. И если не все кураторы объяснили студентам, как работает данный механизм, то в ближайшее время это обязательно произойдёт. Поскольку на первом курсе студент получает такой объём информации, которым он должен быстро овладеть и использовать в своей повседневной жизни: электронное расписание, система обучения BlackBoard, корпоративная почта и многое другое.
Студентам повезло, именно ректор рассказал им о том, насколько открытый диалог и обратная связь важны в профессиональной деятельности универсантов и организации деятельности всех структур Университета.
Для справки:
Норберт Виннер считал обратную связь существенным механизмом саморегулирования, которая позволяет живым организмам поддерживать себя в состоянии динамического равновесия. Его умелое использование в процессе управления позволяет, с одной стороны, более эффективно организовывать достижение поставленной цели, с другой – накапливать опыт решения управленческих проблем стратегического характера, имея информацию не только о принятых решениях, но и информацию о результатах их реализации. Учёт полученных ранее результатов и выводов, сделанных на основании их анализа, позволяет управленцу совершенствовать своё управленческое мастерство. Собственно находки и ошибки для управленца-практика помогают более уверенно находить и реализовывать стратегические решения, поскольку он более уверенно может представлять ожидаемый результат принимаемого решения. В технических системах контрольная информация о работе управляемого объекта поступает по цепи обратной связи к управляющему устройству и обрабатывается, как правило, автоматически. В социальных системах такую информацию должен осмыслить руководитель или же управленческий коллектив, и только после этого принять корректирующее решение.